Unterweisungspflicht für Arbeitgeber
Unterweisungen als sinnvolles Element zur Prävention zu begreifen
Verantwortliche suchen nach Werkzeugen, um Rechtsvorschriften umzusetzen und Unfälle und berufsbedingte Erkrankungen zu vermeiden. UTA – die Plattform für Unterweisungen und Schulungen unterstützt Führungskräfte, Personalverantwortliche und Fachkräfte für Arbeitssicherheit beim Planen, Organisieren, Durchführen und Verwalten.
Die Unterweisungspflicht ist dem Gesetzgeber wichtig, konkrete Forderungen finden sich vor allem in Arbeitsschutzgesetz, Arbeitsstättenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung und Gefahrstoffverordnung. Die Chance für Unternehmen liegt darin, Unterweisungen als sinnvolles Element zur Prävention zu begreifen, für sichere und gesunde Arbeitsplätze.
Um Sicherheit und Gesundheitsschutz zu gewährleisten, müssen Beschäftigte ausreichend und angemessen unterwiesen werden. Dies umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Mitarbeiter ausgerichtet sind. Relevante Informationen stammen i.W. aus der Gefährdungsbeurteilung, die ebenfalls unternehmerische Pflicht ist und zwar bereits ab einem Mitarbeiter.
In verständlicher Form und Sprache müssen Unterweisungen informieren über den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Arbeitsmittel und Einrichtungen, alle gesundheits- und sicherheitsrelevanten Fragen sowie Maßnahmen, die zur Gewährleistung der Sicherheit und zum Schutz der Gesundheit der Beschäftigten durchgeführt werden müssen. Auch arbeitsplatzspezifische Maßnahmen, z.B. bei Tätigkeiten auf Baustellen oder an Bildschirmen gehören dazu.Darüber hinaus müssen Beschäftigte über Maßnahmen im Gefahrenfall informiert werden, um z.B. Sicherheits- und Warneinrichtungen zuverlässig bedienen zu können.
Bericht als Nachweis gegenüber der Behörde
Auch Maßnahmen der Brandverhütung und Verhaltensmaßnahmen im Brandfall, v.a. das Nutzen der Fluchtwege und Notausgänge müssen im Rahmen von Unterweisungen vermittelt werden. Für den Umgang mit Gefahrstoffen gelten besondere Anforderungen: Beschäftigte müssen über alle auftretenden Gefährdungen und entsprechende Schutzmaßnahmen mündlich unterwiesen werden. Teil dieser Unterweisung ist auch eine allgemeine arbeitsmedizinisch-toxikologische Beratung, um Mitarbeiter über ihren Anspruch auf arbeitsmedizinische Vorsorge und deren Zweck zu informieren.
Die Unterweisung muss bei Einstellung, Veränderungen im Aufgabenbereich, der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Sie muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst werden und mindestens jährlich wiederholt werden, für Jugendliche sogar alle 6 Monate. Unterweisungen müssen während der Arbeitszeit durchgeführt werden.
Der Arbeitgeber muss Datum, Inhalt und Namen der Unterwiesenen inkl. deren Unterschrift schriftlich dokumentieren. Dieser Bericht dient als Nachweis gegenüber der zuständigen Behörde.
Häufig werden für Unterweisungen unterschiedliche Listen in verschiedenen Abteilungen geführt, die nicht immer aktuell und vollständig sind. Ein Überblick über Qualifikation und Befähigung der Beschäftigten ist so kaum möglich. Werden erforderliche Unterweisungen nicht durchgeführt, können Unfälle die Folge sein. Kann der Nachweis gegenüber dem zuständigen Unfallversicherungsträger nicht erbracht werden, haftet im schlimmsten Fall der Unternehmer für den entstandenen Schaden.
Muster und Standardformulare für Unterweisungen aus unterschiedlichen Quellen sind nur bedingt tauglich, da sie nicht an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden können und so die Forderung nach einer Ausrichtung „eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten“ (§ 12 Arbeitsschutzgesetz) nicht erfüllen.
Unterweisungen wirken nachhaltiger
UTA – die Plattform für Unterweisungen und Schulungen unterstützt Führungskräfte, Personalverantwortliche und Fachkräfte für Arbeitssicherheit beim Planen, Organisieren, Durchführen und Verwalten.
Mit der webbasierten Lösung können Anwender
- Unterweisungen vorbereiten,
- Medien einbinden,
- Unterweisungen vor Ort oder im Schulungsraum durchführen,
- Unterschriften der Teilnehmer elektronisch speichern,
- alle Daten aus durchgeführten Unterweisungen dokumentieren (Ergebnisse als PDF-Dokumente) und
- durchgeführte Wirksamkeitskontrollen dokumentieren.
Und das Besondere dabei: Als Medien können selbst aufgenommene Videos und Fotos dienen, z.B. vom Arbeitsplatz und möglichen Gefährdungen. Auch bereits vorhandene Dokumente oder Präsentationen (PPT- und PDF-Format) im unternehmenseigenen Design können eingebunden werden. Unterweisungen wirken so nachhaltiger, da die Beschäftigten den Bezug zum eigenen Unternehmen herstellen können. Oder Unternehmen nutzen Arbeitshilfen externer Anbieter, zum Beispiel Haufe Unterweisungsfolien Arbeitsschutz Online.
UTA liefert eine zentrale Qualifikationsmatrix: Sie informiert zuverlässig, wann die nächste Unterweisung fällig ist, welche Personen zu welchen Themen bzw. Arbeitsmitteln unterwiesen sind und zeigt, welche Beschäftigten dringend unterwiesen werden müssen.
Die Vorteile einer webbasierten Lösung liegen auf der Hand: Jeder Mitarbeiter hat bei Bedarf Zugriff, die Daten sind stets auf dem aktuellen Stand und es ist lediglich ein Internetzugang erforderlich. Eine aufwändige Installation von Software entfällt, Updates erfolgen kontinuierlich. Derartige Software as a Service (SaaS)-Lösungen sind besonders geeignet, um Daten für mehrere Nutzer – auch in verschiedenen Abteilungen oder an unterschiedlichen Standorten - zur Verfügung zu stellen und zu verwalten.
In die Entwicklung sind die Erfahrungen aus der Beratung im Umwelt- und Arbeitsschutz eingeflossen. Die Plattform eignet sich für Unternehmen aller Branchen und Größen: Sie arbeiten rechtssicher und können ihre Unterweisungen und Schulungen zuverlässig managen, abgestimmt auf ihre betrieblichen Bedürfnisse. Der Nachweis gegenüber Zertifizierer und Behörden ist jederzeit möglich.
Interessierte können UTA bequem von ihrem Schreibtisch aus kennenlernen, kostenlos und unverbindlich: Per Desktop-Sharing oder kostenlosem Testzugang.
Bettina Huck, QUMsult GmbH & Co. KG